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資料庫根據《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集指引》第4章第5條，客戶(如自然人、法人團體、信託)可委任他人代表其建立業務關係，或授權他人指示TCSP持牌人進行相關活動。當TCSP持牌人的客戶為法人團體，即TCSP持牌人提供相關服務給該香港公司，任何代表該香港公司與TCSP持牌人接觸的董事、股東、公司員工或聯絡人，即被視為「看似代表客戶行事的人」。
一旦確認某人屬於此類角色，TCSP持牌人須履行合理的盡職調查責任，包括：
- 收集及認證身份文件：採取合理措施，收集及認證由本地或海外政府機構簽發的身份證明文件，例如：
(１) 香港身份證或其他國家的身份證；
(２) 有效的旅遊證件(例如未過期的護照)；或
(３) 其他可靠及獨立來源提供的相關文件、數據或資料(例如政府機構發出的文件)。
- 核實授權文件：確認該人是否獲得正式書面授權（如董事會決議或授權書）。
- 更新通知：如代表客戶行事的人有任何變更，客戶應實時以書面通知TCSP持牌人，TCSP持牌人須重新執行上述身份識別及授權核實程序。
公司註冊處要求TCSP持牌人在與客戶或代表客戶行事的人建立業務前，先完成身份核實，才可以接受該業務，僅在特定例外情況下，方可於業務建立後合理期限內完成。
合理時限一般是指在建立業務關係後不遲於 30個工作天內完成。如未能於期限內完成，TCSP持牌人應暫時中斷與客戶的業務關係及避免進行進一步交易。如有關核實在建立業務關係後120個工作天后仍未能完成，TCSP持牌人應中斷與客戶的業務關係。
公司註冊處已加強執法及巡查，對未能履行規定的TCSP持牌人施加紀律處分，例如：
- 未採取措施識別及核實客戶實益擁有人及代表客戶行事人的身份與授權；
- 未妥善備存、識別及核實客戶或其實益擁有人身份文件的正本或副本。
違規者可能遭公開譴責並被罰款高達港幣30,000元，並須立即糾正錯誤以降低洗錢及恐怖分子資金籌集風險。如未能糾正，公司註冊處可施加更嚴厲的處分，甚至實時除牌。
本次修訂及額外的牌照要求旨在防止不法分子透過他人代表或使用非法取得的身份證明文件進行非法活動，以隱藏真實身份。此修訂可能為客戶帶來不便，亦令部分同業未及時調整盡職審查程序。此文章目的為幫助客戶認識新要求及消除誤解。為確保合乎法例要求，本所將嚴格執行相關規定，以保障業務合規及降低風險。
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免責聲明 本文所及之內容和觀點僅為一般資訊分享，不構成對任何人的任何專業建議，啓源不對因信賴本文所及之內容而導致的任何損失承擔任何責任。 |
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