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日本企业员工入职时的应办事项

日本企业员工入职时的应办事项

日本企业在雇用员工时应办理各类事项,其中包括保障员工权益的社会保险手续、雇用保险手续,亦包括劳动基准法规定的编制及提交各类文件的义务。

迅速准备及办理各类入职手续可以让入职员工尽快加入企业,准确把握各类手续的正确进行不仅是遵纪守法的一环,也是增加企业社会信用的重要方法,也是向员工提供一个安心的工作环境的第一步。

本指引中,启源将参照日本的劳动基准法,简要介绍企业在雇用新员工时应办理的各项手续,提供给启源的现有客户及潜在客户作参考。另外,本所可提供日本社会保险加入及工资计算之服务,如有需要,可进一步联系本所专业顾问。

一、  入职前的工作

日本企业决定录用新员工后,最先应准备新员工的入职资料,入职资料包括企业给予员工的文件以及员工提供给企业的文件。

  1. 录用通知书

    录用通知书(日文“採用通知書”)是企业向员工表示同意录用的通知书,主要记载有同意录用的字样、入职日期、需要员工提供的文件清单等内容,并附有入职同意书、誓约书。员工如同意入职,通常会在入职同意书、誓约书上盖章签字,并送回企业。

    交付录取通知书予员工的做法并非企业方的法律义务。但值得注意的是,根据日本《劳动合同法》(日文“労働契約法”)第16条,录用通知书一经发送,如企业方事后单方面取消此次录用,则属于违法行为。

  2. 雇用合同书及劳动条件通知书

    雇用合同书(日文“雇用契約書”)及劳动条件通知书的目的均是明确规定员工的劳动条件。劳动条件通知书是企业将规定的劳动条件正式通知员工的文件;雇用合同书是企业及员工双方针对劳动条件表示同意的证明文件。

    雇用合同书上通常记载合同期间、工作内容、工作地点、工作时间、休息日及节假日、工资及奖金、离职事项等内容,且需要企业及员工双方的盖章签字。

  3. 员工应提供的文件

    员工应根据工作需要及自身情况准备相应的文件,并在办理入职时提供予企业。一般而言,企业会提前告知员工应准备的文件,员工应尽力配合。除交换予企业的入职同意书、雇用合同书之外,下表的文件大部分情况下会被要求提供(下表括号内为日文原文):

    文件名称

    说明

    雇用保险参保人员证

    (雇用保険被保険者証)

    证明员工参加雇用保险的证明书,用于办理雇用保险参保手续。由员工最初就职的企业办理,员工离职后会归还予员工。初次参加工作的员工无需提供。

    源泉征收票

    (源泉徴収票)

    用于办理员工入职后源泉所得税的年末调整,如员工已完成当年度的年末调整或初次参加工作,则无需提供。

    年金账本

    (年金手账)

    用于办理年金保险的参保手续。

    工资所得者的抚养扣除等(变动)申报书

    (給与所得者の扶養控除等(異動)申告書)

    用于确认员工是否存在抚养人。

    健康保险被抚养人(变动)备案

    (健康保険被扶養者(異動)届)

    用于确认员工是否有配偶、儿女。

    My Number

    (マイナンバー)

    用于办理社会保险及雇用保险的参保手续。

    工资账户备案书

    (給与振込先届出書)

    用于申报员工接收工资的银行账户。

    各类补贴支付备案书

    (各種手当支給届出書)

    如企业规定员工享有住房补贴、交通补贴等。

    体检报告

    (健康診断書)

    入职后3个月内体验结果证明文件。


二、 “法定三账簿”

员工入职后,企业负有编制劳动者名册、出勤簿、工资底账以反应该员工情况的法定义务。在日本,劳动者名册、出勤簿、工资总账被统称为法定三账簿。

  1. 劳动者名册

    劳动者名册(日文“労働者名簿”)用于记录每位入职员工(全日制劳动者除外)的信息,包括性别、地址、业务种类、入职日期、离职日期及离职理由(如适用)、死亡日期及死亡原因(如适用)。企业应保存劳动者名册至少3年。

  2. 出勤簿

    出勤簿是记录每位员工出勤情况的法定记录册,主要记录每位员工的出勤日期、工作天数、每日工作时长、加班日期、加班时长等。企业应保存出勤簿至少3年。

  3. 工资总账

    工资总账(日文“賃金台帳”)是记录所有员工的工资信息,不论员工是否是正式员工、兼职员工、全日制员工、派遣员工等。

三、  社会保险手续

员工入职后,企业应在员工取得资格(被雇用)之日起5天之内办理社会保险手续。

社会保险广义上指健康保险、厚生年金保险、介护保险、雇用保险、工伤保险(日文“労災保険”),但在员工入职的情况下多数仅针对社会保险的狭义定义,即健康保险、厚生年金保险及介护保险。介护保险因为参保年龄要求较高(40岁~65岁),通常不适用于新入职的员工,所以主要是健康保险及厚生年金保险。

社会保险手续具体指收集员工的资料,填写《健康保险/厚生年金参保人员资格取得备案》(日文“健康保険・厚生年金被保険者資格取得届”),并提交至管辖适用办公室的年金事务所。如员工存在抚养其家属或配偶的事实,企业应提交《健康保险被抚养人(变动)备案》或《国民年金第3号参保人员备案》(日文“国民年金第3号被保険者届”)。

四、  雇用保险手续

员工入职后,企业应在员工入职之日所属月份的次月10日前,办理雇用保险手续。

雇用保险手续具体指收集员工的资料,填写《雇用保险参保人员资格取得备案》(日文“雇用保険被保険者資格取得届”),并与法定三帐篷一齐提交至所辖的公共职业安定所。如员工并非初次参加工作,则应要求员工提供已有的《雇用保险参保人员证》。

五、  所得税手续

对于初次参加工作的入职员工,企业应向员工交付录用通知书时,告知员工准备《工资所得者的抚养扣除等(变动)申报书》。如员工非初次参加工作,则需要额外提供工资所得等的源泉征收票。企业在取得入职员工提供的《工资所得者的抚养扣除等(变动)申报书》或源泉征收票(如适用)后,应根据该申报书编制《源泉征收簿》(日文“源泉徴収簿”)。

所得税应在员工入职之日所属月份的次月10日前办理完成,受理政府部门为各地税务署。

六、  住民税手续

住民税针对前一年的所得征税,有2种不同的征收方式,第1种方式是企业从员工的工资中代扣代缴住民税,此方式被称为“特别征收”;第2种方式是由员工个人直接缴纳住民税,此方式被称为“普通征收”。

如入职员工前一年没有所得(如今年初次参加工作时),则企业无需为该员工办理住民税手续。对于有前一年所得的员工,企业应根据该员工之前的住民税征收方式,提交相应的文件办理住民税手续,具体如下:

  1. 如员工之前使用普通征收方式,希望入职后改用特别征收方式,则企业应提交住民税的缴纳书及《切换特别征收申请书》(日文“特別徴収への切替申請書”)。
  2. 如员工之前使用特别征收方式,希望入职后继续使用特别征收方式,则企业应提交《关于特别征收的工资所得者变动备案书》(日文“特別徴収にかかる給与所得者異動届出書”)。
  3. 如员工之前使用特别征收方式,希望入职后改用普通征收方式,则企业应提交《特别征收切换至普通征收的申请书及理由书》(日文“特別徴収から普通徴収への切替申請書兼理由書”)。

上述申请文件名称仅作参考,日本各自治体政府要求的申请文件及提交期限略有差异,详情请咨询相应的自治体政府机关窗口或专业人士。

启源集团拥有经验丰富的专业团队,为客户提供中国公司的筹建、注册及各类许可证/牌照的申请及后续维护、税务筹划及审计服务,有关详情请咨询我们的专业顾问。

参考资料:

1.   日本企业的法定加班津贴

2.   日本劳动者的工作时间


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