資料庫漫長的招聘流程是導致招聘機構無法吸引高質量候選人的一個重要因素。根據全球人才服務公司 Morgan McKinley 的數據，48% 的求職者因為招聘流程過長而拒絕了工作機會。
建議在可能的情況下，最終面試結束後不久（面試後一到兩天內）就聯繫被選中的候選人。這種做法可以向候選人表明，公司非常期待他們加入團隊，同時也能緩解求職者在面試後自然產生的壓力和焦慮。
在起草正式錄用通知書之前，建議直接聯繫候選人，確認他們是否仍然對該職位感興趣。他們可能已經接受了其他職位，或者可能因其他原因撤回了申請。這不僅是確認他們是否仍有興趣加入公司的機會，也是與他們詳細討論招聘條件並確定是否需要就所列出的報酬進行談判的最佳時機。
大多數公司都是通過電話口頭髮出錄用通知，然後以正式的錄用通知書或電子郵件跟進。這樣可以避免面試與錄用通知之間的長時間間隔。同時，確保有一份標準的錄用通知作為模板，並與法律顧問對該模板進行了確認。在錄用信中應該包括以下內容：
- 應聘者的全名
- 應聘者的正式職位名稱
- 正式入職日期（如果是臨時職位，還需註明結束日期）
- 錄用通知是否有附帶條件
- 應聘者入職前需要做的準備工作
建議為候選人的決定設定一個時間框架。大約一周的時間應該足以讓他們詳細考慮錄用通知。候選人在確認錄用通知書中的所有細節準確無誤後，應簽署文件，保留一份副本以供個人參考，並將簽署的副本寄回。
作為僱主，應將他們簽名的信件存檔，以防將來出現任何爭議。但請注意，這不是一份具有法律約束力的僱傭合同，任何一方都可以反悔。
當候選人正在考慮錄用通知時，建議招聘經理或HR與候選人保持聯繫，尤其是在使用多輪或小組面試的情況下。這將有助於進一步表達對候選人可能加入團隊的期待和熱情。
向候選人發出錄用通知後，可能會出現以下三種結果之一：
- 候選人接受聘用。敲定重要細節並標記職位已填補，同時，向候選人提供適當的詳細信息，以便他們繼續推進。
- 候選人拒絕接受聘用。根據工作量、偏好和公司政策，有幾種選擇：及時止損並轉向下一位候選人；或向候選人詢問更多信息，或嘗試匹配競爭對手的報價。
- 開始薪資談判。許多招聘人員和應聘者認為談判過程是零和關係（非贏即輸）。因此，在薪資、報酬和福利之間尋求平衡非常重要。
談判過程的初始階段與其他形式的商業談判類似。如果候選人提出的薪資高於初始報價，您可以選擇提高報價或維持原報價。如果候選人堅持他們的要求，是否超出既定範圍取決於兩個因素：對候選人的興趣程度以及公司內部的政策和先例。在做出任何承諾之前，必須考慮以下三個關鍵問題：
- 如果候選人拒絕後還有其他同等資質的候選人可供選擇，那麼公司就有有足夠的餘地作出調整。
- 如果該職位特別難以勝任，或者市場條件使招聘合適的候選人變得困難，那麼候選人可能在談判中佔據優勢。
- 如果更優厚的報價遠高於公司內部或招聘經理部門中類似職位的當前薪資水平，可能會對團隊士氣和薪酬結構的公平性產生負面影響。
如果一位優秀的候選人接受了最終錄用通知，在繼續下一步之前，確保所有細節都已明確非常重要。必須確認錄用通知的接受細節，包括以下內容：
- 工作職位名稱
- 招聘經理的姓名
- 工資（包括獎金或佣金信息）和福利資格。
- 帶薪休假（及資格）
- 入職日期
- 工作時間安排（預計入職和離職時間）
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