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问：
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马来西亚公司秘书的职责是什么？
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答：
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公司秘书的职责在于确保公司遵守《公司法 2016》以及马来西亚公司委员会（“CCM”）所发布的相关法规、指南、指示及要求。其职责也包括准备决议书、维持公司的法定记录，并确保公司履行各项年度合规要求，包括及时提交财务报表和年度申报表。
公司秘书也会提供董事关于公司治理及合规事项的建议，并确保公司按时履行各项法定责任。
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问：
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公司秘书是否需要参与公司的日常运营？
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答：
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不需要。公司的日常运营管理是由董事负责。公司秘书的职责就是就董事在《公司法 2016》下所需承担的责任向董事提供建议，并确保公司的法定申报及记录得到妥善维护。
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问：
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公司秘书需要维护哪些法定记录？
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答：
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公司秘书有责任维护公司的法定记录，通常包括：
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董事及股东决议
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会议纪录
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法定登记册（例如董事登记册、股东登记册、公司秘书登记册、实益拥有人登记册等）
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提交至 CCM 的法定表格和申报文件
以上谨为常见的法定记录，并非详尽清单。具体所需维护的记录还需取决于公司的业务活动、公司架构及适用的法定要求。
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问：
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如果公司秘书未能履行其职责，会有哪些后果？
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答：
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如果公司秘书未能履行其职责，可能会面临由 CCM施加的罚款或惩罚、执业证书被吊销，或被取消担任公司秘书的资格。此外，如相关违法行为根据《公司法 2016》规定可判处监禁，在适用的情况下，公司秘书也可能面临牢狱之灾。此外，董事可以根据《公司法 2016》第 239 条采取必要行动，罢免公司秘书的职务。
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问：
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公司秘书是否可以代表公司签署文件？
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答：
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可以。如果相关权力由《公司法2016》、公司章程、董事会决议或其他有效授权赋予的情况下，公司秘书可代表公司签署特定文件。
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